Verkkolaskusanasto – kirjanpidon automatisoinnin alkeet.

Tekoäly on suuri kokonaisuus, joka pitää sisällään valtavan määrän erilaisia käsitteitä. Sitten kun aihe yhdistetään vielä kirjanpidon käsitteisiin voi kokonaisuus mutkistua entisestään. Ei siis ihme, jos tekoälyn hyödyntäminen kirjanpidossa saattaa tuntua joskus vaikealta kokonaisuudelta ymmärtää. Vaikeaa sen ei kuitenkaan tarvitse olla ja jo muutamalla käsitteellä pääsee pitkälle.

Aloitetaan aiheeseen tutustuminen perusteilla. Mikä on olennaista ostolaskujen automatisoidussa tiliöinnissä?

Kaikki lähtee liikkeelle laskuista, tarkalleen ollen verkkolaskuista.

Verkkolasku

Verkkolasku on yksinkertaisuudessaan lasku sähköisessä muodossa. Se ei kuitenkaan tarkoita sähköpostitse lähetettyä laskua tai skannattua laskua. Kuluttajalle verkkolasku onkin varmasti tutuin omasta verkkopankista, sillä monet yritykset tarjoavat nykyään verkkolaskua, oli kyseessä sitten vakuutusmaksu tai salijäsenyys.

Laskutusyritys lähettää verkkolaskut useimmiten taloushallinto-ohjelmistostaan kohti vastaanottajan ostoreskontraohjelmistoa.

Verkkolasku säästää aikaa ja on turvallinen keino välittää lasku oikeaan osoitteeseen. Verkkolaskun lähettämiseen tarvitaan lisäksi vielä verkkolaskuosoite.

Verkkolaskuosoite

Verkkolaskuosoitetta tarvitaan verkkolaskujen lähettämiseen, vähän samalla tavalla kuin paperisten laskujen lähettämiseen tarvitaan postiosoite. Verkkolaskuosoite onkin siis vastaanottajan osoite.

Verkkolaskuosoitteiden mahdollisia muotoja ovat:

  • OVT-tunnus
  • Verkkopalvelutunnus
  • IBAN-tunnus

Jokaisella verkkolaskujen saajalla on oma verkkolaskuosoitteensa.

Pro tip! Jos osoite on hukassa, sitä voi etsiä kätevästi kansallisesta verkkolaskuosoitteistosta, jossa saajaa voi hakea mm. y-tunnuksen tai nimen avulla. Verkkolaskuosoitteet on toimitettu palveluun suoraan verkkolaskun palveluntarjoajien järjestelmistä.

Esimerkki Verkkolaskuosoitteiston hakutuloksesta FabricAI:ta haettaessa.

OVT-tunnus

OVT-tunnus on yleisin verkkolaskuosoitteiden mahdollisista muodoista.

Sen pituus on 12–17 merkkiä ja tunnus rakentuu Suomen verohallinnon tunnuksesta (0037), Y-tunnuksesta sekä viidestä vapaamuotoisesta merkistä, joiden avulla on mahdollista määrittää organisaation alataso tai kustannuspaikka.

Ostolasku

Ostolasku kertoo tiedot liiketapahtumasta – mitä on ostettu, mitä on maksettu, keneltä ja milloin. Ostolasku on siis tapahtuman tosite, jonka perusteella kirjanpitäjä (tai tekoäly) tekee kirjauksen kirjanpitoon. Kirjausten perusteella laaditaan myöhemmin tilinpäätös.

Ostolaskujen käsittely on yksi kirjanpidon aikaa kuluttavimmista tehtävistä. Onkin arvioitu, että kirjanpitäjän työajasta jopa 20%-50% menee ostolaskujen käsittelyyn.

Tiliöinti

Tiliöinti liittyy oleellisesti edellä mainittujen liiketapahtumien ja ostolaskujen käsittelyyn. Tiliöinnissä tarkoituksena on luokitella kulut erilaisiin luokkiin niiden luonteen perusteella.

Koska kuluja (ja kirjanpitotapoja) on erilaisia, saattaa erilaisia luokkia olla myös huomattava määrä. Kululuokkia voi olla esimerkiksi edustuskulut ja toimistokulut.

FabricAI

FabricAI on kirjanpitäjän työkalu ostolaskujen automatisoituun käsittelyyn. FabricAI:n tekoäly hyödyntää verkkolaskuja ja tiliöi ostolaskut rivikohtaisesti, jolloin kirjanpitäjän tarvitsee ainoastaan tarkistaa tekoälyn tekemät tiliöintiehdotukset.

Tekoälyn hoitaman ostolaskujen tiliöinnin ansiosta kirjanpitäjälle enemmän aikaa hoitaa vaativampia työtehtäviä, tehden työstä tehokkaampaa ja mielekkäämpää.

Näillä käsitteillä pääsee jo pitkälle!

Kirjanpidon käytännöt ovat muuttumassa kohti älykkäämpiä ratkaisuja, mutta aiheen ei silti tarvitse olla monimutkainen. Sinun ei tarvitse olla tekoälyn ammattilainen lähteäksesi mukaan kirjanpidon automatisointiin ja yrityksesi käytäntöjen uudistamiseen, sillä me FabricAI:lla hoidamme vaikeat osuudet puolestasi.

Psst. Jäitkö vielä kaipaamaan lisää? Jos haluaisit oppia tekoälystä enemmän, käy kurkkaamassa Tekoäly-Suomi sanakirjamme täältä.

Modernin tilitoimiston tunnusmerkit täyttää vain harvat tilitoimistot