Kirjanpidossa käytettävä tekniikka edistyy nopealla tahdilla, jonka myötä vanhoja rutiinitehtäviä voidaan automatisoida ja tehdä entistä tehokkaammin

2000-luvun alussa sähköinen kirjanpito yleistyi ja nykyään koko kirjanpitoprosessi voidaan hoitaa sähköisesti.

Sähköistymisen myötä työnjako tilitoimiston ja asiakasyrityksen välillä on muuttunut joustavammaksi. Mahdollisuudet etätyöhön ovat lisääntyneet ohjelmistojen ja aineistojen ollessa saatavilla mistä päin maailmaa tahansa. Sähköistyminen on tehnyt mahdolliseksi myös kirjanpidon prosessien tuomisen nykypäivään. Muun muassa mekaanisista toistoista koostuvia työtehtäviä voidaan automatisoida, jonka myötä kirjanpitäjien työskentely muuttuu mielekkäämmäksi ja tehokkaammaksi.

Seuraavaksi käymme lyhyesti läpi eri keinoja, jotka ovat yleisesti käytössä kirjanpidon ostolaskuprosessin tehostamiseen:

  1. Oletustiliöinnit
  2. Ohjelmistorobotiikka
  3. Tekoäly
Tekoälyllä voidaan tehostaa ostolaskuprosessia

Oletustiliöinnit (tiliöintisäännöt, tiliöintisuositukset) 15-60% automaati

Oletustiliöinneillä tarkoitetaan kirjanpito-ohjelmistoihin sisäänrakennettua toiminnallisuutta, jonka mukaan toistuvista tiliöinneistä voidaan muodostaa tiliöintiehdotukset automaattisesti. Oletustiliöinnit ovat toimittajakohtaisia, jonka vuoksi ne sopivat hyvin esimerkiksi sellaisiin tilanteisiin, joissa tietyltä toimittajalta tulee toistuvasti samanlainen lasku, joka tiliöidään aina tietylle tilille kokonaisuudessaan. 

Sopii sellaisiin tapauksiin hyvin, joissa yhdeltä toimittajalta tulee toistuvasti paljon samoja ostolaskuja

Työn painotus siirtyy tiliöintien tekemisestä tiliöintien oikeellisuuden tarkistamiseen

Tietoja ei tarvitse syöttää useaan kertaan, minimoi virheiden määrää

Oletustiliöinnit voidaan määrittää vain toimittajakohtaisesti, eli tietyltä toimittajalta tulevia ostoja tiliöidään aina automaattisesti yhdelle tilille

Vaatii manuaalista työtä sääntökirjastojen ylläpidon sekä poikkeustilanteiden suhteen

Sopii vain rajattuihin tilanteisiin, jonka vuoksi ei voida saavuttaa suurta automaatioastetta

Oletustiliöinnit, 15-60% automaatio

Ohjelmistorobotiikka (RPA, Robotic Process Automation) 25-70% automaatio

Ohjelmistorobotiikalla tarkoitetaan erillistä ohjelmistoa, jonka avulla kirjanpito-ohjelmaa voidaan käyttää ohjelmiston toimesta. Ohjelmistorobotteja ei siis integroida järjestelmiin ohjelmistorajapintojen kautta, vaan ne käyttävät ohjelmistoja normaalien käyttöliittymien välityksellä esimerkiksi liikuttamalla kursoria ja tekemällä toimintoja samassa näkymässä, kuin mitä kirjanpitäjätkin käyttävät.

Ei vaadi muutoksia kirjanpitojärjestelmään

Väsymätön ja tehokas, ei tarvitse lepoa

Tarkka, vähentää inhimillisten virheiden määrää

Perustaminen ja ylläpito vaatii työtä

Ei opi uutta, ei osaa tehdä päätelmiä

Ohjelmoidaan noudattamaan tiettyä sääntöä, jota ohjelmistorobotti toistaa

Ohjelmistorobotiikka, 25-70% automaatio

Tekoäly (A.I. Artificial Intelligence) 65-95% automaatio

Tekoälyllä tarkoitetaan ohjelmistoa, joka on autonominen ja adaptiivinen. Tekoälyohjelmisto kykenee siis suorittamaan tehtäviä monimutkaisessa ympäristössä ilman jatkuvaa ohjausta. Lisäksi ohjelmiston suorituskyky paranee oppimisen perusteella datan määrän kasvaessa. Tekoälylle määritetään sääntöjen sijasta haluttu lopputulos, johon tekoäly pyrkii monimutkaisten ja monikerroksisten algoritmien avulla. Lue lisää kirjanpidon tekoälystä täältä.

Tarkka, nopea ja väsymätön

Kykenee analysoimaan massiivisia määriä relevanttia dataa

Ei vaadi ohjausta, oppii jatkuvasti paremmaksi

Tehokas, edullinen ja helppo käyttöönottaa

Oppii kirjanpitäjän kädenjäljen sekä asiakasyrityksen tilikartan

Ei kykene tekemään luovuutta vaativia päätöksiä

Vaatii tietyn määrän dataa, jotta voi toimia tehokkaasti

Tekoäly, 65-95% automaatio

Mikä näistä sopii tilanteeseesi parhaiten?

Toistaiseksi kirjanpidon tehostamisessa ei ole tarjolla selkeää ja toimivaa “one size fits all” -ratkaisua. Tehostamisessa on syytä huomioida asiakasyritysten tilanne ja luonne. Esimerkiksi sillä on suuri merkitys millä asteella kirjanpidon sekä asiakasyritysten sähköistyminen on. Kaikki edellämainitut ratkaisut vaativat, että kirjanpidon data on saatavilla sähköisessä muodossa. Kyseiset ratkaisut eivät sulje pois toisiaan ja niitä voidaan tilanteen vaatiessa yhdistellä toimimaan entistä tehokkaammin, jolloin vapautetaan aikaa ja resursseja kirjanpidon perimmäiselle tarkoitukselle.

Tekoälyn avulla voidaan tehostaa kirjanpitoa

KIRJANPIDON TEKOÄLYN KÄYTTÖÖNOTTO ON HELPPOA JA NOPEAA.

FabricAI toimii kirjanpito-ohjelman rinnalla. Käyttöönotto ei vaadi kirjanpito-ohjelman vaihtamista tai muita investointeja. Ota meihin yhteyttä niin katsotaan yhdessä miten yrityksenne kirjanpidon prosesseja voitaisiin tehostaa parhaiten.