OSTOLASKUN TILIÖINTINOPEUS –
KUINKA PALJON TILIÖINTI VIE AIKAA?

Harvalla yrityksellä tai tilitoimistolla on tarkkaa käsitystä siitä kuinka paljon ostolaskujen tiliöinti kuormittaa kirjanpitäjiä tai talousosastoa. Kävimme läpi aiheeseen liittyvää tutkimuksia (=opinnäytetöitä), jotta saisit kuvan siitä kuinka paljon tiliöinti kuormittaa kirjanpitäjiä eri yrityksissä.

Tiedätkö tiliöintiin kuluvan ajan?

Ota FabricAI käyttöön, jos haluat selvittää tiliöintiin kuluvan ajan omassa yrityksessäsi.

FabricAI avulla näet kuukausittain kuinka paljon aikaa ostolaskujen tiliöinti vie laskukohtaisesti, laskurivikohtaisesti ja asiakaskohtaisesti. Tiedon perusteella voit tarkistaa hinnoittelun ja tarvittaessa suunnitella tulevia koulutustarpeita.

Ostolaskujen tiliöintiin kuluva aika

Ostolaskujen käsittelyyn ja tiliöintiin kuluvaa aikaa on kellotettu useissa opinnäytetöissä. Keräsimme tutkimustulokset alapuolelta löytyvään taulukkoon:

Tutkimus	Tekijä	Havainnot a	Havainnot b	Havainnot c
Prosessien kehittäminen lean -menetelmin konsernin yhteisen ostolaskujärjestelmän käyttöönotossa	Katri Mäki-Antti-Suontiola	Henkilö A:n keskimääräinen tiliöintiaika, sisältäen kaiken hukan oli 4 minuuttia/ostolaskurivi, keskihajonnan ollessa n. 15 minuuttia/rivi	Henkilön B keskimääräinen tiliöintiaika oli 3 minuuttia/rivi, keskihajonnan ollessa 6 minuuttia.	–
Kulu- ja matkalaskupalvelun työprosessien tehostaminen	Essi Kiljunen	Prosessin ensimmäisessä vaiheessa yhden kulurivin käsittelyyn kului keskimäärin noin 84 sekuntia aikaa.	–	–
Talousosaston työtehtävien muutokset uuden toiminnanohjausjärjestelmän myötä	Riku-Pekka Uusitalo	Ylivoimaisesti suurin osa ostoreskontranhoitajan ajasta kului laskujen käsittelyyn – jopa 65.28% (24.48 tuntia / viikko)	–	–
Kirjanpitäjän työn muutos	Johanna Salonen	Vanhemman kirjanpitäjän ajasta kului n. 24% laskujen tiliöinti (tiliöinnit + siirrot)	Kirjanpitotiimin ajankäytöstä 4% kului laskujen tiliöintiin	–
Siirtyminen sähköiseen laskujen käsittelyyn Case: Ahlsell Oy	Merja Haapakorpi	Kuviossa 1 esitetään sähköalalla toimivan yrityksen ostolaskujen käsittelyprosessi. Ajat ovat yrityksen omia arvioita käsittelyvaiheen suorittamisesta: Tarkastus ja tiliöinti: 2 minuuttia.	–	–
Sähköinen ostolaskujen käsittely, case Antinasu & Ratsula oy	Miikka Kuusela	Ostolaskujen käsittelyn vaiheiden ajankäyttö vanhalla järjestelmällä: laskun perustiedot sekä tiliöinnit: 2.4 minuuttia	Ostolaskujen käsittelyn vaiheiden ajankäyttö uudella järjestelmällä: Ostolaskun tiliöinti ja kierrätys: 0.8 minuuttia	Perustietojen syöttö ja tiliöinti on aikaa vievin prosessi ostolaskun kierrossa.
Ostolaskujen käsittelyn tehostaminen	Lauri Liukkonen	Laskunkäsittelyprosessin vaihekohtaiset käsittelyajat: Tarkastus/tiliöinti – 15,5 min/lasku	Eroihin voivat vaikuttaaesimerkiksi erilaiset poikkeustapausten selvitykset, jotka nostavat arvioitua kuukausi- ja päivätason käsittelyaikaa	–
Ostolaskuprosessin sähköistäminen Mecanova Oy:ssä	Niina Järvilä	Vaiheajat minuutteina ilmoitettuna: Laskun syöttö Sonettiin (sis. Tiliöinnin) 0,5 min	–	–
Ostolaskuprosessi ja sen tehostaminen	Sara Saarinen	Manuaalisesti käsiteltyyn laskuun menee noin 17 min kauemmin kuin automatisoituun laskuun ja manuaalisesti käsitelty lasku on noin 33 euroa kalliimpi kuin automatisoitu lasku.	Säästöjen lisäksi sähköisen ja automatisoidun ostolaskujen käsittelyn myötä ostolaskuprosessin läpinäkyvyys paranee ja väärinkäytösten mahdollisuus pienenee.	–

Tutkittavat tapaukset ja aineistot ovat riippuvaisia kyseisestä viitekehyksistä: tapausten määrä on rajallinen ja riippuvaisia kyseisen case -yrityksen ostolaskuprosessista. Tutkimuksilla ei tavoiteltu yleistettäviä tuloksia vaan ainoastaan tietyn organisaation käytännön prosessia.

FabricAI – Tekoälyn avustama tiliöinti

FabricAI on ostolaskujen käsittelyn automatisointiin kehitetty yrityskohtainen kirjanpidon tekoäly. Ostolaskujen käsittelyn automaatio pitää sisällään ostolaskujen:

Rivikohtaisen tiliöinnin,
Rivikohtaisen dimensioinnin,
ALV-statuksen päättelyn, sisältäen myös käänteisen ALV-velvollisuuden,
Lisäksi tekoälyn avulla voidaan hoitaa esim. laskujen reititys yms.

Ostolaskujen käsittelyn automatisoinnin lisäksi FabricAI tuottaa reaaliaikaista analytiikkaa laskujen käsittelyyn, hankintoihin ja toimittajiin liittyen.