OSTOLASKUN TILIÖINTINOPEUS
KUINKA PALJON TILIÖINTI VIE AIKAA?

Harvalla yrityksellä tai tilitoimistolla on tarkkaa käsitystä siitä kuinka paljon ostolaskujen tiliöinti kuormittaa kirjanpitäjiä tai talousosastoa. Kävimme läpi aiheeseen liittyvää tutkimuksia (=opinnäytetöitä), jotta saisit kuvan siitä kuinka paljon tiliöinti kuormittaa  kirjanpitäjiä eri yrityksissä. 

Tiedätkö tiliöintiin kuluvan ajan?

Ota FabricAI käyttöön, jos haluat selvittää tiliöintiin kuluvan ajan omassa yrityksessäsi.

FabricAI avulla näet kuukausittain kuinka paljon aikaa ostolaskujen tiliöinti vie laskukohtaisesti, laskurivikohtaisesti ja asiakaskohtaisesti. Tiedon perusteella voit tarkistaa hinnoittelun ja tarvittaessa suunnitella tulevia koulutustarpeita.

Ostolaskujen tiliöintiin kuluva aika

Ostolaskujen käsittelyyn ja tiliöintiin kuluvaa aikaa on kellotettu useissa opinnäytetöissä. Keräsimme tutkimustulokset alapuolelta löytyvään taulukkoon:

TutkimusTekijäHavainnot aHavainnot bHavainnot c
Prosessien kehittäminen lean -menetelmin konsernin yhteisen ostolaskujärjestelmän käyttöönotossaKatri Mäki-Antti-SuontiolaHenkilö A:n keskimääräinen tiliöintiaika, sisältäen kaiken hukan oli 4 minuuttia/ostolaskurivi, keskihajonnan ollessa n. 15 minuuttia/riviHenkilön B keskimääräinen tiliöintiaika oli 3 minuuttia/rivi, keskihajonnan ollessa 6 minuuttia.
Kulu- ja matkalaskupalvelun työprosessien tehostaminenEssi KiljunenProsessin ensimmäisessä vaiheessa yhden kulurivin käsittelyyn kului keskimäärin noin 84 sekuntia aikaa.
Talousosaston työtehtävien muutokset uuden toiminnanohjausjärjestelmän myötäRiku-Pekka UusitaloYlivoimaisesti suurin osa ostoreskontranhoitajan ajasta kului laskujen käsittelyyn – jopa 65.28% (24.48 tuntia / viikko)
Kirjanpitäjän työn muutosJohanna SalonenVanhemman kirjanpitäjän ajasta kului n. 24% laskujen tiliöinti (tiliöinnit + siirrot)Kirjanpitotiimin ajankäytöstä 4% kului laskujen tiliöintiin
Siirtyminen sähköiseen laskujen käsittelyyn Case: Ahlsell OyMerja HaapakorpiKuviossa 1 esitetään sähköalalla toimivan yrityksen ostolaskujen käsittelyprosessi. Ajat ovat yrityksen omia arvioita käsittelyvaiheen suorittamisesta:
Tarkastus ja tiliöinti: 2 minuuttia.
Sähköinen ostolaskujen käsittely, case Antinasu & Ratsula oy Miikka KuuselaOstolaskujen käsittelyn vaiheiden ajankäyttö vanhalla järjestelmällä:
laskun perustiedot sekä tiliöinnit: 2.4 minuuttia
Ostolaskujen käsittelyn vaiheiden ajankäyttö uudella järjestelmällä:
Ostolaskun tiliöinti ja kierrätys: 0.8 minuuttia
Perustietojen syöttö ja
tiliöinti on aikaa vievin prosessi ostolaskun kierrossa.
Ostolaskujen käsittelyn tehostaminenLauri LiukkonenLaskunkäsittelyprosessin vaihekohtaiset käsittelyajat:
Tarkastus/tiliöinti – 15,5 min/lasku
Eroihin voivat vaikuttaaesimerkiksi erilaiset poikkeustapausten selvitykset, jotka nostavat arvioitua kuukausi- ja päivätason käsittelyaikaa
Ostolaskuprosessin sähköistäminen Mecanova Oy:ssäNiina JärviläVaiheajat minuutteina ilmoitettuna:
Laskun syöttö Sonettiin (sis. Tiliöinnin) 0,5 min
Ostolaskuprosessi ja sen tehostaminenSara SaarinenManuaalisesti käsiteltyyn laskuun menee noin 17 min 
kauemmin kuin automatisoituun laskuun ja manuaalisesti käsitelty lasku on noin 33 euroa
kalliimpi kuin automatisoitu lasku.
Säästöjen lisäksi sähköisen ja automatisoidun ostolaskujen käsittelyn myötä ostolaskuprosessin läpinäkyvyys paranee ja väärinkäytösten mahdollisuus pienenee.

Tutkittavat tapaukset ja aineistot ovat riippuvaisia kyseisestä viitekehyksistä: tapausten määrä on rajallinen ja riippuvaisia kyseisen case -yrityksen ostolaskuprosessista. Tutkimuksilla ei tavoiteltu yleistettäviä tuloksia vaan ainoastaan tietyn organisaation käytännön prosessia. 

FabricAI – Tekoälyn avustama tiliöinti

FabricAI on ostolaskujen käsittelyn automatisointiin kehitetty yrityskohtainen kirjanpidon tekoäly. Ostolaskujen käsittelyn automaatio pitää sisällään ostolaskujen:

  • Rivikohtaisen tiliöinnin,
  • Rivikohtaisen dimensioinnin,
  • ALV-statuksen päättelyn, sisältäen myös käänteisen ALV-velvollisuuden,
  • Lisäksi tekoälyn avulla voidaan hoitaa esim. laskujen reititys yms.

Ostolaskujen käsittelyn automatisoinnin lisäksi FabricAI tuottaa reaaliaikaista analytiikkaa laskujen käsittelyyn, hankintoihin ja toimittajiin liittyen.

Tällä hetkellä nopein 10% käyttäjistä käytti FabricAI tekoälyn avustamana tiliöintiin aikaa:

  • Laskukohtaisesti: 3.2 sekuntia
  • Rivikohtaisesti: 0.5 sekuntia

Uskomme, että vuoden 2020 aikana (tekoälyn avustamana) laskukohtainen tiliöintiaika saadaan pudotettua 0.5 sekuntiin.

Modernin tilitoimiston tunnusmerkit täyttää vain harvat tilitoimistot