Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Oletustiliöinnit tunnetaan myös automaattitilöinteinä, tiliöintisääntöinä, sääntöpohjaisena automaationa tai tiliöintiautomaationa. 

Oletustiliöinnit + tekoäly = a Match made in Heaven.

Oletustiliöintien avulla voidaan saavuttaa todella korkea automaation taso.

Oletustiliöintien käyttöönotto ja ylläpito vaativat usein kuitenkin paljon manuaalista työtä ja näin ollen automaation hyödyntäminen asettaa haasteita sekä kirjanpitäjille että yrityksille. Lisäksi oletustiliöinneillä pystytään automatisoimaan ainostaan kaikista helpoimmat laskut kaikista työläimpien laskujen jäädessä edelleen kirjanpitäjien käsiteltäväksi.

20% ostolaskuista aiheuttaa 80% kirjanpitäjän kuormituksesta

Ostolaskujen käsittely noudattaa tuttua 80/20 sääntöä. Tämä tarkoittaa sitä, että 80% kirjanpitäjän ajasta kuluu 20% laskujen käsittelyyn. Usein työläimmät laskut ovat myös sellaisia, joita ei voida automatisoida tiliöintisääntöjen avulla.

Tehty työ ei mene hukkaan

Koska oletustiliöintien käyttöönottoon on jouduttu näkemään paljon vaivaa, on yksi yleisimmistä tekoälyyn liittyvistä huolista se, että meneekö kaikki tiliöintisääntöjen määrittämiseen nähty vaiva hukkaan? 

Huoli on onneksi turha tai ainakin vahvasti liioiteltu. Tekoäly ja oletustiliöinnit eivät ole toisensa poissulkevia ratkaisuja. Itse asiassa taloudellisesti parhaaseen lopputulokseen päästään yhdistämällä hyvin tehdyt oletustiliöinnit ja tekoäly.

Tekoäly ja oletustiliöinnit eivät ole toisensa poissulkevia ratkaisuja. Taloudellisesti parhaaseen lopputulokseen päästään yhdistämällä hyvin tehdyt oletustiliöinnit ja tekoäly.

KUVA. Tekoälyn ja oletustiliöintien yhteiselo jää usein lyhyeksi.

Tekoäly ja oletustiliöinnit eivät siis ole toisensa poissulkevia ratkaisuja. Tekoälyn käyttöönotto ei tarkoita, että oletustiliöinteihin käytetty aika jouduttaisiin heittämään hukkaan. Usein oletustiliöintejä ja tekoälyä aletaan käyttämään rinnakkain ja ajan kuluessa tiliöintisääntöjen ylläpito lopetetaan ja tekoälyn ansiosta oletustiliöinnit pääsevät ansaitulle eläkkeelle.

Jätä haastavat laskut tekoälylle

Tekoäly on monessa tapaa mielenkiintoinen kapistus. Yksi tekoälyn hyvistä puolista on sen joustavuus. Esimerkiksi käyttöönoton yhteydessä tekoälylle voidaan määrittää, että tekoälyn tehtävä on käsitellä ainoastaan sellaiset ostolaskut, joita tiliöintisäännöillä ei pystytä käsittelemään. Tällöin oletustiliöintejä käytetään totuttuun tapaan helppojen laskujen käsittelyyn ja ja tekoäly valjastetaan kaikista haastavimpien ja eniten aikaa vievien laskujen tiliöinti. 

CASE: Suuri osa tukkuliikkeen ostolaskuista tiliöidään oletustiliöintien avulla. Laskut, joita ei voida tiliöidä oletustiliöintien avulla, ohjataan FabricAI:n tiliöitäväksi. Laskujen kuukausittainen tiliöintiaika putosi 180 minuutista 15 minuuttiin. 

Bonus: Kuka omistaa automaation?

Kuvittele seuraava tilanne: Tilitoimistosi asiakkaaksi tulee suuri kotimainen yritys. Koska toimistosi on nykyaikainen, kaikki automatisoitavissa oleva automatisoidaan. Kirjanpitäjäsi käyvät työhön ja päivien uurastamisen jälkeen tiliöintisäännöt on saatu määritettyä kirjanpito-ohjelmaan. (Automaation käynnistämisestä ei tietenkään veloiteta asiakasta, koska asiakkaan kirjanpito hoidetaan kiinteään kuukausihintaan).

Muutaman kuukauden päästä asiakas päättää vaihtaa tilitoimistoa, koska kilpailija tarjoaa kirjanpidon edullisempaan hintaan.

Mitä tapahtuu asiakkaan kirjanpito-ohjelmaan määritetyille tiliöintisäännöille? Useimmissa tapauksissa oletustiliöinnit tehdään kirjanpito-ohjelmaan, jonka omistaja on asiakas. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakkaan vaihtaessa tilitoimistoa automaattitiliöinnit lähtevät asiakkaan mukana kilpailijan käytettäväksi.

Tekoälyn kohdalla kyseistä ongelmaa ei ole, koska yrityskohtaiset tiliöintisäännöt jäävät tekoälyn muistiin. (=Kilpailijat eivät voi hyödyntää toisten tekemää automaatiota)

Yhteenveto.

Tekoäly ja oletustiliöinnit eivät ole toisensa poissulkevia ratkaisuja. Jos asiakkaallasi on jo käytössä oletustiliöinnit, pääsette taloudellisesti parhaaseen lopputulokseen yhdistämällä tekoälyn ja oletustiliöinnit. Jos asiakkaalla ei ole käytössä automaattitilöintejä, tekoäly on parempi ratkaisu, koska tekoälyn kohdalla automaation omistajuus jää teille.

KUVA. Tekoälyn ja oletustiliöintien hyödyt ja heikkoudet. Tekoälyn avulla voidaan automatisoida myös laskujen dimensiointi, alv-käsittelyn määrittäminen, laskujen reititys yms. manuaaliset työtehtävät.

POIMINTOJA BLOGISTA

MITÄ MUUT LUKIVAT SEURAAVAKSI:

Modernin tilitoimiston tunnusmerkit täyttää vain harvat tilitoimistot