Kuittiskannerista ostolaskujen automatisointiin – Mistä kaikki sai alkunsa?

Mikä on FabricAI?

Elämme vuotta 2021 ja jos joku nyt kysyisi miten kuvailisimme FabricAI:ta, mieleemme tulee ainakin pari seuraavaa seikkaa:

  • tehokas kirjanpidon uudistaja
  • lisäarvon (ja -ajan) tuottaja
  • onnistuneita ja luotettavia ratkaisuja
  • automatisoitua ostolaskujen käsittelyä tekoälyn avulla
  • sekä ennen kaikkea huippu työpaikka motivoituneelle työyhteisöllemme.

Ei pahemman kuuloinen, vaikka itse sanommekin. Ylpeinä kehityksestämme haluamme jakaa tarinan siitä, miten FabricAI:sta aikanaan tuli FabricAI.

Palataan takaisin vuoteen 2018

FabricAI:n tarina sai alkunsa samoista seikoista, jotka ovat tärkeitä meille vielä tänäkin päivänä: halusta tuottaa onnistuneita ja asiakasta helpottavia ratkaisuja tekoälyn avulla. Näkemys siitä, mikä tämä ratkaisu olisi, on kuitenkin muovautunut vuosien varrella – lopputuloksena nykyinen ostolaskujen automatisoitu tiliöinti ja FabricAI.

Ennen FabricAI:n automatisoitua ostolaskujen tiliöintiä, kehitimme kuittiskannerin, jonka avulla oli mahdollista analysoida skannattujen kuittien sisältöä.

Onnistunut kuittiskanneri johti Tripper matkapuhelinsovelluksen syntyyn. Sovelluksen tarkoituksena oli automatisoida ja helpottaa matkalaskujen tekemistä tekoälyn avulla. Tripperissä oli sisäänrakennettuna sekä tekoälyyn pohjautuva kuittiskanneri että matkalaskupuoli.

Matkalaskuja saatetaan ajatella ”pakollisena pahana”, jonka hoitamiseen on lopulta varattava aikaa jo kiireisestä kalenterista. Tripper hoiti asian asiakkaan puolesta ja pyrki poistamaan tuskan matkalaskuista.

”Maailman nopein matkalasku”

Tripperin pystyi lataaman sovelluksena puhelimeen, jolloin matkalasku oli aina helposti hoidettavissa, ajasta ja paikasta riippumatta. Sen avulla oli mahdollista hoitaa kokopäivärahat, osapäivärahat, kilometrikorvaukset sekä ulkomaan päivärahat automaattisesti. Tripper teki lisäksi myös esitäytettyjä matkalaskuja kalenterimerkintöjen perusteella.

Matkalaskujen automatisointi sai asiakkailta paljon hyvää palautetta ja kiitosta siitä, kuinka paljon matkalaskujen käsittely oli nopeutunut.

Asiakkailta saadun positiivisen palautteen perusteella halusimme kehittää palvelua vielä eteenpäin. Tripperin aikana asiakkaat esittivätkin toistuvasti samaa kysymystä – olisiko tätä mahdollista hyödyntää myös ostolaskujen käsittelyssä?

Ehdottomasti!

Arvokas palaute ja positiiviset käyttökokemukset taskussamme lähdimme kehittämään palvelua eteenpäin, kohti ostolaskujen automatisointia.

Ostolaskujen tiliöinti on yksi aikaa kuluttavimmista kirjanpidon tehtävistä, joten kehitys kohti ostolaskujen automatisointia tuntui meistä luonnolliselta ja järkevältä suunnalta.

Olimme lisäksi huomanneet, että kirjanpidon käytännöt tulevat olemaan suuressa murroksessa, eivätkä vanhat käytännöt tulisi enää pätemään samalla tavalla tulevaisuudessa.

Ostolaskujen tiliöinnin automaatiolla voisimme tuottaa vielä enemmän lisäarvoa asiakkaillemme ja säästää heidän aikaansa kohti vaativampia tehtäviä. Tekoälyn avulla kirjanpitäjän manuaalisia ja aikaa vieviä tehtäviä voitaisiin automatisoida, jolloin työskentely tehostuisi.

Näin FabricAI:n olemus alkoi pikkuhiljaa muovautua.

Aloitimme ensimmäisen ostolaskujen automaation pilotoinnin vuonna 2018

Pilotoimme ostolaskujen automatisointia ensimmäisen kerran kesällä 2018 ja kokemus oli todella opettavainen. Pilotti aloitettiin suuren pörssiyhtiön kanssa ja tavoitteena oli kouluttaa tekoäly tiliöimään yrityksen ostolaskuja, joita käsiteltiin yli 10 000 kappaletta kuukaudessa.

Pilotointi tuotti meille arvokasta tietoa:

  • Emme osanneet odottaa niin montaa erilaista kirjanpidon tiliä
  • Dataa oli vielä liian vähän ja aineistoa tarvittiin lisää
  • Datan laatua täytyi parantaa
  • Parannukset tehtyämme pilotoinnin lopputuloksena tekoäly osasi tiliöidä 69 % ostolaskuista oikein.

Jatkuvan kehityksen myötä FabricAI:n tekoäly osaa nykyään tiliöidä tuotantokäytössä jopa yli 95 % ostolaskuista oikein.

Pilotointi oli opettavainen projekti, jossa opittiin rohkeasti kokeilemalla. Kokemus antoi meille ennen kaikkea itsevarmuutta ja uskoa ostolaskujen tiliöinnin automaation kehittämiseen. Vaikka kuittiskanneri olikin toimiva, halusimme antaa kaikkemme onnistuneelle automatisoidulle ostolaskujen tiliöinnille.

Vuonna 2019 FabricAI ja ostolaskuautomaatio saivat virallisesti alkunsa.

Ja tästä ollaan päästy jo pitkälle.

Vuosien saatossa FabricAI:n porukka on kasvanut ja mukaan on tullut lisää innostavia työkavereita. Olemme päässeet yhdessä kehittämään toimintaamme vielä pidemmälle. Innostuneen kysynnän perusteella kehitimme muun muassa ”tekoäly taloushallinnossa” -koulutuksen ja koulutus on päässyt mukaan jopa erilaisille liiketalouden koulutusohjelmille.

Tänä päivänä FabricAI:lla on yli 1 500 tyytyväistä asiakasta Suomessa ja Norjassa ja teemme jatkuvasti töitä sen eteen, että yhä useampi asiakas saisi kaiken hyödyn irti tekoälyn tarjoamista mahdollisuuksista. Kiitosta on saanut erityisesti helppo ja nopea käyttöönottomme, sekä mutkaton yhteistyö.

Työmme ei kuitenkaan ole vielä valmis, vaan työskentely kohti kirjanpidon automatisointia jatkuu entistä isompana.

Tavoitteenamme on tarjota räätälöityä kirjanpidon automaatiota yhteensä 4 000 yritykselle tämän vuoden loppuun mennessä. Kirjanpito ei tule pysymään entisellään ja mukaan kannattaa hypätä viimeistään nyt!

Voisiko FabricAI sopia myös teille? Sovitaan lyhyt etäesittely ja näytämme kuinka helppoa tiliöinnin automatisointi on.

Modernin tilitoimiston tunnusmerkit täyttää vain harvat tilitoimistot