Smart Office Oy – ”Tuntien urakka kymmenissä minuuteissa”
”
FabricAI on kiistattomasti säästänyt aikaa kirjanpidon tekemisestä
MARKO SALO, Smart Officen päävastuullinen kirjanpitäjä
Smart Office säästää aikaa ja parantaa asiakaskokemusta FabricAI:n avulla
Tilitoimisto Smart Office Oy otti käyttöön tekoälypohjaisen FabricAI:n ja onnistui tehostamaan sekä omaa työtään että asiakkaille tuotettavaa arvoa. Ratkaisu vapauttaa aikaa rutiinitöistä ja mahdollistaa entistä sujuvamman asiakaspalvelun.
Rutiineista aitoon asiantuntijuuteen
Smart Officella tunnistettiin tarve kehittää ostolaskujen käsittelyä, joka sitoi turhaan asiantuntijoiden aikaa. Suurin osa laskuista on luonteeltaan toistuvia, ja niiden käsittely manuaalisesti koettiin tehottomana.
– Pyrittiin löytämään vaihtoehto, jossa toistuva manuaalinen työ jäisi pois. FabricAI on kiistattomasti säästänyt aikaa kirjanpidon tekemisestä, kertoo päävastuullinen kirjanpitäjä Marko Salo.
Tehokkuus näkyy selvimmin suurivolyymisissa asiakkuuksissa. Esimerkiksi miljoonan euron liikevaihtoa pyörittävän ravintolan satojen laskujen käsittely vei ennen tunteja – nyt se hoituu kymmenissä minuuteissa.
Reaaliaikaisuus parantaa asiakaskokemusta
Automaation hyödyntäminen ei ainoastaan vähennä manuaalista työtä, vaan mahdollistaa myös tiedon nopeamman käytön. Smart Office hyödyntää asiakasyrityksissään projektiseurantaa, ja FabricAI:n ansiosta ostolaskutiedot siirtyvät järjestelmiin ilman viivettä.
– Tiedot menevät välittömästi projektiseurantaan. Yritysten ei tarvitse odottaa, että kirjanpitäjä saa kirjanpidon valmiiksi, Marko kuvaa.
Reaaliaikaisuus tuo mukanaan myös paremmat mahdollisuudet reagoida nopeasti muuttuviin tilanteisiin. Kyse on ennen kaikkea asiakaskokemuksesta ja sujuvammasta arjesta.
Nopea käyttöönotto ja joustavampi työ
Käyttöönotto sujui nopeasti ja vaivattomasti. FabricAI saatiin käyttöön ilman monimutkaisia järjestelmämuutoksia tai erityistä teknistä osaamista, mikä madalsi kynnystä ottaa työkalu käyttöön laajasti eri asiakkuuksissa.
– Aikaa kului noin 10 minuuttia per asiakas, kun asiakas kytkettiin FabricAI-portaaliin, Niklas Salo muistelee.
Kokonaisuutena FabricAI:n käyttöönotto on näkynyt sekä yrityksen sisäisten prosessien tehostumisena että parempana asiakaspalveluna. Samalla työ on muuttunut joustavammaksi. Automaatio on vähentänyt paikkasidonnaisuutta ja mahdollistanut sen, että asiantuntijat voivat keskittyä rutiinien sijasta asiakkaiden sparraamiseen.
– Kaiken A ja O on se, miten saadaan asiakkaiden arki rullaamaan entistä paremmin. Saamme tehostettua omia prosessejamme, koska kaikki data on yhdessä paikassa. Pystymme myös palvelemaan asiakkaita nopeammalla aikataululla, Niklas kiteyttää.
