KIRJANPIDON AUTOMATISOINNIN TASOT
JA NIIDEN EROAVAISUUDET.
Ostolaskujen käsittelyn automatisointiin on tarjolla useita erilaisia ratkaisuja. Ratkaisut eroavat toisistaan toimintalogiikan sekä automaatioasteen osalta. Tässä artikkelissa on esitelty ostolaskujen automaatiotasojen erot ja esitelty millaisiin tilanteisiin eri tasot soveltuvat.
TASO 1
automaatio
Käsin ylläpidettävät
tiliöintisäännöt
TASO 2
automaatio
Taustalla
toimiva tekoäly
TASO 3
automaatio
Päätöksentekoa helpottava
tekoäly
TASO 4
automaatio
Kirjanpidon älykäs
automaatio
TASO 1 & TASO 2 AUTOMAATIO.
TALOUSHALLINTO-OHJELMAAN SYÖTETTÄVÄT TILIÖINTI- JA DIMENSIOINTIEHDOTUKSET
Tason 1 & 2 automaatiossa tekoäly, robotti tai sääntökirjasto tarjoaa automaattisia tiliöintiehdotuksia suoraa käytössä olevaan taloushallinto-ohjelmaan.
Tason 1 ja Tason 2 automaatioiden tarkoitus on vähentää laskujen käsittelyssä vaadittavaa kirjoitustyötä, kun tiliöinti- ja dimensiontiehdotukset ovat esitesitäytetetty laskulle.
Sopii yrityksille, joille tulee muutamia kymmeniä ostolaskuja
Tason 1 automaatiossa tiliöintisääntöjen laatimisesta ja päivittämisestä vastaa kirjanpitäjä. Tason 2 automaatiossa tästä vastaa robotti, tekoäly tai jokin muu automaation muoto.
Kirjanpitäjä etsii neulaa heinäsuovasta
Kirjanpitäjä tietää, että 90% laskuista on tiliöity oikein (=tekoälyn tiliöintitarkkuus tai tiliöintisääntöjen kattavuus). Hän ei tiedä mitkä laskuista ovat oikein, joten hän joutuu käymään jokaisen laskun läpi.
TYÖAJAN SÄÄSTÖ TASO 1: 0% – 40%
TYÖAJAN SÄÄSTÖ TASO 2: 40% – 60%
”
Kirjanpitäjä etsii neulaa heinäsuovasta
Tason 1 ja Tason 2 automaatiot sopivat yrityksille, joille tulee muutamia kymmeniä ostolaskuja kuukaudessa
”
Tekoäly etsii neulat heinäsuovasta
Kirjanpitäjä tietää, että 90% laskuista on tiliöity oikein. Tämän lisäksi hän tietää mistä laskuista tekoäly on epävarma. Nyt kirjanpitäjä joutuu käymään ajatuksella läpi ainoastaan laskut, joista tekoäly ei ole varma. Loput laskut kirjanpitäjä voi silmäillä nopeasti läpi.
TYÖAJAN SÄÄSTÖ TASO 3: 60% – 90%
TASO 3 AUTOMAATIO.
PÄÄTÖKSENTEKOA HELPOTTAVA TEKOÄLY
Tekoäly tarjoaa ennusteet ja tämän lisäksi tarjoaa kirjanpitäjälle lisätietoa päätöksenteon tueksi, kuten tiedon siitä kuinka varmoja ennusteet ovat ja mitkä laskuista ovat sellaisia, joihin kannattaa keskittyä.
Tietojen tarkistus ja muokkaus tapahtuu erillisessä käyttöliittymässä. Erillinen käyttöliittymä tuo kaikkien asiakkaiden laskut samaan näkymään ja näin ollen säästää työaikaa, kun kirjanpitäjän ei tarvitse availla erikseen laskuja tai asiakkaita.
Sopii tilitoimistoille ja yrityksille, jotka käsittelevät kuukauden aikana satoja ostolaskuja
Saavutettavat hyödyt ovat sitä suuremmat, mitä suurempi ostolaskuvolyymi on
Ennusteiden tarkistaminen ja hyväksyntä tapahtuu tekoälyn ympärille räätälöidyssä käyttöliittymässä.
Tekoäly etsii neulat heinäsuovasta
Kirjanpitäjä tietää, että 90% laskuista on tiliöity oikein. Tämän lisäksi hän tietää mistä laskuista tekoäly on epävarma. Nyt kirjanpitäjä joutuu käymään ajatuksella läpi ainoastaan laskut, joista tekoäly ei ole varma. Loput laskut kirjanpitäjä voi silmäillä nopeasti läpi.
TYÖAJAN SÄÄSTÖ TASO 3: 60% – 90%
”
Tekoäly etsii neulat heinäsuovasta
Tason 3 automaatio sopii tilitoimistoille ja yrityksille, jotka käsittelevät kuukauden aikana satoja ostolaskuja
”
TASO 4 AUTOMAATIO.
KIRJANPIDON ÄLYKÄS AUTOMAATIO
Älykkään automaation tarkoitus on vähentää kirjanpitäjän silmien eteen tulevien laskujen määrää.
Älykkäässä automaatiossa liiketoiminnan kannalta olennaiset laskut sekä epävarmat ennusteet näytetään ihmiselle erillisessä käyttöliittymässä ja muut laskut käsitellään ja viedään kirjanpitoon automaattisesti tekoälyn toimesta.
Sopii tilitoimistoille ja yrityksille, joille tulee paljon ostolaskuja ja jotka haluavat kehittää toimintaansa
Älykkään automaation ansiosta kirjanpitäjä pystyy palvelemaan suuremman määrän asiakkaita tai käyttämään enemmän aikaa korkeamman katteen työtehtäviin, kuten raportointiin, budjetointiin ja asiakkaan talouden suunnitteluun.
Heinäsuova poistettu ja vain neulat ovat jäljellä
Kirjanpitäjälle näytetään ainoastaan liiketoiminnan kannalta merkitykselliset laskut. Loput laskut viedään automaattisesti kirjanpitoon ja kirjanpitäjä voi käyttää säästetyn ajan hyödyllisiin työtehtäviin.
TYÖAJAN SÄÄSTÖ TASO 3: 90% – 99%
”
Heinäsuova poistettu ja vain neulat ovat jäljellä
Tason 4 automaatio sopii yrityksille ja tilitoimistoille, jotka haluavat automatisoida ostolaskujen käsittelyn.
”
AUTOMAATION EROT.
Seuraavaan taulukkoon on tiivistetty automaation tasojen erot sekä saatava tehostus. Oletettu tehostus perustuu 500 tekoälyasiakkaan kanssa kerättyihin kokemuksiin.
Ohjelmistojen välillä voi olla eroja kuinka tiliöintisääntöjen avulla tiliöityjä laskuja käsitellään (Taso 1 automaatio). Osassa ohjelmissa sääntöihin perustuvia tiliöintejä ei näytetä kirjanpitäjälle ja osassa ohjelmissa myös tällaiset näytetään kirjanpitäjälle.