AUTOMAATIOTA OSTAMASSA? KYSY ITSELTÄSI NÄMÄ ASIAT.

Ostolaskujen automaatio on strateginen päätös, joka vaikuttaa koko organisaation tehokkuuteen vuosiksi eteenpäin. Ikävintä on huomata jo lanseerauksen hetkellä, että valinta olikin vanhaa teknologiaa. Se on kuin lähtisi rallikisaan polkupyörällä – liikkeelle kyllä pääsee, mutta kilpailukyky katoaa heti ensimmäisessä mutkassa.

ENNEN OSTOPÄÄTÖSTÄ KYSY NÄMÄ KYSYMYKSET:

Automaatiolla voi olla hyvin erilaisia päämääriä. Yksi automaatio vähentää klikkailua, toinen kirjoitustyötä ja kolmas automatisoi koko prosessia. Lopputuloksen osalta on tärkeintä selventää itselle millaista lopputulosta tavoitellaan?

• Halutaanko tehdä työstä helpompaa: Ostolaskujen käsittely etenee normaalin työnkulun mukaisesti, mutta osa tiedoista tai työvaiheista hoituu nykyistä helpommin. ”A Helping hand automation”

• Halutaanko poistaa koko työtehtävä: Tekoäly käsittelee ostolaskut itsenäisesti. Kirjanpitäjälle näytetään vain olennaiset laskut. ”No Human needed”

Automaation hyöty ei synny vain siitä, mitä se tekee, vaan myös siitä, kuka sitä ylläpitää. Jos ylläpito vaatii manuaalista päivittämistä, hyödyt jäävät rajallisiksi. Jos tekoäly ylläpitää itseään, automaatio skaalautuu ja kehittyy ajan kanssa.

• Ihminen ylläpitää: Kirjanpitäjä määrittelee säännöt jokaiselle laskulle tai toimittajalle. Kun olosuhteet muuttuvat, sääntöjä on päivitettävä käsin. “Rule-based automation”
• Tekoäly ylläpitää: Järjestelmä oppii käsittelemään laskut itsenäisesti ja mukautuu muutoksiin automaattisesti. “True automation”

Teknologian lisäksi ratkaisee se, miten automaatio otetaan käyttöön organisaatiossa. Prosessimalli vaikuttaa suoraan tehokkuuteen ja kilpailukykyyn.

• Perinteinen malli: Jokainen kirjanpitäjä käsittelee omat asiakkaansa alusta loppuun. “Ferrarilla mökkitiellä”

• Keskitetty AI Controller: Tietyt kirjanpitäjät käsittelevät laskut kollektiivisesti tekoälyn avulla. “Pikatie laskujen käsittelyyn”