FabricAI – OPPEJA VUODELTA 2019.

Kuluneen vuoden aikana olemme tiliöineet tekoälyn avulla yli miljoona ostolaskuriviä sekä yksityisiltä että julkisen sektorin yrityksiltä. Näin vuoden päätteeksi onkin hyvä tilaisuus käydä läpi vuoden aikana opittuja asioita.

FabricAI on ostolaskujen käsittelyn automatisointiin kehitetty yrityskohtainen kirjanpidon tekoäly. Ostolaskujen käsittelyn automaatio pitää sisällään ostolaskujen:

  • Rivikohtaisen tiliöinnin,
  • Rivikohtaisen dimensioinnin,
  • ALV-statuksen päättelyn, sisältäen myös käänteisen ALV-velvollisuuden,
  • Lisäksi tekoälyn avulla voidaan hoitaa esim. laskujen reititys yms.

Ostolaskujen käsittelyn automatisoinnin lisäksi FabricAI tuottaa reaaliaikaista analytiikkaa laskujen käsittelyyn, hankintoihin ja toimittajiin liittyen.

1. Tiliöintimäärä ja tiliöintinopeus

Viikosta 41 lähtien olemme julkaisseet sivuillamme analytiikkaa ostolaskujen ja yksittäisten laskurivien tiliöintinopeuksiin liittyen osoitteessa https://fabricai.fi/analytiikka/.

TILIÖINTIMÄÄRÄ.

TILIÖINTINOPEUS.

On ollut hienoa nähdä kuinka keskimääräiset tiliöintiajat ovat pudonneet viikko toisensa jälkeen. Tällä hetkellä nopein 10% käyttäjistä käytti FabricAI tekoälyn avustamana tiliöintiin aikaa:

  • Laskukohtaisesti: 3.2 sekuntia
  • Rivikohtaisesti: 0.5 sekuntia

Uskomme, että vuoden 2020 aikana (tekoälyn avustamana) laskukohtainen tiliöintiaika saadaan pudotettua 0.5 sekuntiin. Tämä tarkoittaa sitä, että teoriassa yksi tekoälyn avustama kirjanpitäjä voisi käsitellä koko kuntasektorin ostolaskut. Tällä hetkellä kuntasektorin ostolaskuja käsittelee noin tuhat kirjanpitäjää.

2. Tekoäly kirjanpidossa ja KPI:t

Tuotantokäyttöön otetun tekoälyn tiliöintitarkkuus ei ole välttämättä paras mittari mittaamaan tekoälyn suorituskykyä, koska tiliöinti saattaa tietyissä tapauksissa olla usein enemmän taidetta kuin tiedettä – tuote voidaan tiliöidä ”oikein” jopa kymmenille eri tileille. Kun kirjanpidon tärkein vaatimus on antaa oikea ja riittävä kuva kirjanpitovelvollisen taloudellisesta asemasta, on perusteltua kysyä, tarvitseeko jokaisen euron arvoisen tiskiharjan olla juuri sillä 100% oikealla siivoustarviketilillä, tekoälyn antaman toimitilakulutilin sijaan.

Olemmekin huomanneet, että tuotantokäyttöön otetun tekoälyn kohdalla on suositeltavampaa käyttää seuraavia suorituskykymittareita (KPI):

Seuraavassa taulukossa on esitetty oikeita esimerkkejä kirjanpitäjien tekemistä tiliöinneistä. Toki tiliöinti voi riippua myös tilanteesta ja käyttötarkoituksesta, mutta taulukosta välittynee, että päivästä tai kirjanpitäjästä riippuvat tiliöinnit ovat hyvin yleisiä.

Yhden kirjanpitäjän tekemä tiliöinti voi olla toisen kirjanpitäjän mielestä “väärä”. Tästä johtuen tekoälyn suorituskyvyn arvioinnissa on arvioitava myös muita asioita kuin tiliöintitarkkuutta.

3. Kuinka tekoäly on muuttanut tekemistä

Tekoälyratkaisujen yleistyminen tulee muuttamaan kirjanpitoa. Kuluneen vuoden aikana olemme jo päässeet todistamaan seuraavien muutosten tapahtumisen:

1.

Työmäärä
vähenee

2.

Työtehtävät
muuttuvat

3.

Prosessit
muuttuvat

1. Työmäärä vähenee

Ostolaskujen käsittely on yksi taloushallinnon eniten aikaa vievistä työvaiheista. Jopa 50% kirjanpitäjän työajasta kuluu laskujen käsittelyyn (30 000€ / v /  kirjanpitäjä). Ostolaskujen käsittelyn työläin vaihe on ostolaskujen tiliöinti. Tiliöinti on päivittäinen työtehtävä, joka ei tuota yritykselle tai asiakkaille lisäarvoa.

Jo pelkästään ostolaskujen tiliöinnin automatisointi on nopeuttanut 20-40 % kirjanpitäjän kokonaistyöaikaa. Tämä tarkoittaa sitä, että tilitoimistot pystyvät säästämään palkkakuluissa 20-40% tai palvelemaan useampia asiakkaita ilman palkkakustannusten nousua.

2. Työtehtävät muuttuvat

Eräs tilitoimisto otti tekoälyn käyttöön. Muutama kuukausi käyttöönoton jälkeen esiin nousi mielenkiintoinen yksityiskohta: Tilitoimiston nopein kirjanpitäjä tiliöi viikosta toiseen ostolaskuja yli 10x kertaa nopeammin kuin yrityksen hitain työntekijä. Havainnon seurauksena nopeimmalle työntekijälle annettiin hitaampien työntekijöiden yrityksiä tiliöitäväksi.

Tekoälyn käyttöönotto on johtanut jo nyt työtehtävien polarisoitumiseen:

  • nopein kirjanpitäjä hoitaa tiliöinnin,
  • toinen tekee budjetoinnin,
  • kolmas laatii raportteja jne.

Yleinen linjaus vaikuttaa olevan, että kirjanpitäjät jakautuvat ns. back office porukkaan, jotka valvovat automaation tekemiä tiliöintejä ja sitten on asiakasrajapinnassa toimivat henkilöt, jotka tekevät asiakaspalvelua ja lisäarvon tuottamiseen liittyviä tehtäviä.

3. Prosessit muuttuvat

Prosessien muutos liittyy yläpuolella esitettyyn dataan siitä, että tiliöinti saattaa joskus olla enemmän taidetta kuin tiedettä. Esimerkiksi eräässä tilitoimistoketjussa jätesäkkejä oli tiliöity melkein 40 eri tilille ja Easypark -pysäköintejä yli 20 eri tilille. Ongelman tästä tekee se, että kyseessä on muutaman euron kustannus, eli ei liiketoiminnan kannalta kovinkaan merkittävät kulut:

  1. Tekoäly tiliöi Easypark -pysäköinnin pysäköintikuluksi
  2. Kirjanpitäjä tarkistaa tiliöinnin
  3. Kirjanpitäjä on sitä mieltä, että kyseessä ei ole pysäköintikulu vaan matkakulu
  4. Kirjanpitäjä käyttää muutoksen tekemiseen muutaman minuutin työaikaa

Tämän tyyppisiä muutoksia tehdään yllättävän paljon. Kun tuomme tällaista dataa tilitoimistopäättäjille, on esille noussut seuraavia kysymyksiä:

  • onko tässä järkeä,
  • kauanko näiden tiliöintien tekemiseen on käytetty aikaa, ja
  • onko asiakas halukas maksamaan tällaisesta tekemisestä?

Lopputulemana on koko tiliöintiprosessin muokkaaminen siten, että ostolaskuja:

  1. joiden tiliöintivarmuus on tekoälyn mielestä korkea (yli 95%) ja
  2. joiden euromääräinen arvo on vähäinen

ei edes näytetä kirjanpitäjälle.

4. Ajatuksia herättämään

ETLA (elinkeinoelämän tutkimuslaitos) on ennustanut, että joka kolmas Suomessa oleva työpaikka katoaa tietotekniikan kehittymisen takia. Monimutkaista ajattelua, etiikkaa, moraalia ja ihmisten välistä viestintää vaativat työt tulevat lisääntymään.

Jos suuri osa kirjanpidon mekaanisista työvaiheista pystytään tulevaisuudessa automatisoimaan, kuinka suurella osalla kirjanpitäjistä on valmius siirtyä tarjoamaan asiakaspalvelua ja muita korkean katteen työtehtäviä?

ps. FabricAI tuottaa reaaliaikaista analytiikkaa yrityksen ostolaskuprosessista ja kirjanpitäjien työskentelystä. Analytiikan avulla vertailet helposti kirjanpitäjien tekemisen tasoa ja suunnittelet jatkokouluttamisia.

Modernin tilitoimiston tunnusmerkit täyttää vain harvat tilitoimistot