5 + 1 VINKKIÄ ASIAKASYMMÄRRYKSEN KERRYTTÄMISEEN ILMAN OSTOLASKUJA.

Tässä artikkelissa jaamme arvokkaita vinkkejä siihen, miten kirjanpitäjät voivat kasvattaa asiakasymmärrystään, kun suuri osa työajasta ei menekään enää ostolaskujen käsittelyyn ja sen kautta tapahtuvaan tarkasteluun. 

Hyppy uuteen vaatii uusien käytäntöjen opettelemista ja vanhasta luopumista. Ainakin osittain.

Kirjanpitäjä voi hankkia ymmärrystä asiakkaistaan monella eri tapaa, joista yksi on käsittelemällä ostolaskuja ja tekemällä niistä johtopäätöksiä ajan saatossa. Osto- ja myyntilaskujen tyyppiset tositteet kertovat yrityksen päivittäisestä liiketoiminnasta ja siitä, mitä viime aikoina on tapahtunut. 

Teknologian saapuessa kirjanpitoon asiat luonnollisesti muuttuvat. 

Jos ostolaskut käsitellään jatkossa automaattisesti, ei tämän tyyppinen ymmärryksen hankkiminen ole enää samalla tavalla mahdollista. Osa kirjanpitäjistä pelkää, että he eivät pysty enää palvelemaan asiakkaitaan yhtä hyvin kuin aikaisemmin tai saamaan kaikkea tarvitsemaansa tietoa.

Tiesitkö, että tyypillinen kirjanpitäjä käyttää 30-50% työajastaan pelkästään ostolaskujen käsittelyyn?

Tilanne on kuitenkin helposti taklattavissa.

Vaikka ostolaskujen automaatio muuttaa kirjanpitäjän rutiineja, se samalla mahdollistaa monia asioita, joista osa ei ennen olisi ollut edes toteutettavissa. 

Automaation avulla kirjanpitäjän on mahdollista säästää huomattava määrä aikaa, jonka hän voi kohdistaa laajemman asiakasymmärryksen hankkimiseen eri keinoin, asiakkaan henkilökohtaisempaan palveluun sekä lisäarvoa tuottavien palveluiden, kuten verosuunnittelun, toteuttamiseen. 

Muutos on ennen kaikkea mahdollisuus tehdä omasta työarjesta miellyttävämpää ja houkutella asiakkaita mukaan entistä paremmalla palvelukokonaisuudella. 

Alta löydät FabricAI:n asiantuntijoiden 5 + 1 vinkkiä kirjanpitäjille ymmärryksen kerryttämiseen automaation aikakaudella:

1. Ostolaskujen automaatio.

Tiedän mitä ajattelet. 

Miten ostolaskujen automaatio voi olla ratkaisu asiakasymmärryksen kerryttämiseen, jos se on tämän tilanteen aiheuttanut alunperinkin?

Itseohjautuva ostolaskujen automaatio seuraa kirjanpitäjän työskentelyä ja sen perusteella oppii tunnistamaan laskut, johon kirjanpitäjän ei tarvitse tehdä muutoksia. Automaatiota pyörittävä tekoäly siis opettelee historiatiedon perusteella asiakaskohtaisesti kuinka tiliöinti, dimensiointi ja alv-käsittely on aikaisemmin tehty ja toimii sen mukaisesti. 

Tämän lisäksi automaatio käsittelee vain laskut joista on varma ja jättää epävarmat ja poikkeavat laskut kirjanpitäjän itsensä hoidettavaksi.

Täten automaatio ei pyyhi kirjanpitäjältä pois jokaista ostolaskua, vaan nostaa epävarmat tilanteet kirjanpitäjän hoidettavaksi. Kirjanpitäjä pystyy siis reagoimaan oikealla tavalla poikkeamiin ja ohjaamaan toimintaa epätyypillisissä tilanteissa asiakkaalleen parhaalla tavalla. 

Laskut josta tekoäly on varma ovat sille luonteeltaan tuttuja, toistuvia ja selkeitä. Kenties nämä eivät muutenkaan auttaisi kirjanpitäjää kasvattamaan asiakasymmärrystä entisestään?

Lisäksi on kuitenkin tärkeää tietää, että vaikka ostolaskuautomaatio on käytössä kirjanpidossa, kaikkia laskuja on silti mahdollista tarkastella tarvittaessa. Jos jokin seikka tuntuu epävarmalta voit käydä tarkistamassa tiliöidyt laskut FabricAI:n portaalista. 

2. Raportit.

Ostolaskujen käsittelyn ja tarkastelun sijaan on kannattavaa siirtyä raporttien tarkasteluun. 

Erilaisten raporttien tarkastelu kannattaakin ottaa osaksi kirjanpitäjän arkirutiineja, jos se ei vielä ole. Tapa on kirjanpitäjälle kestävämpi teknologisen kehityksen mukana pysymisen sekä arjen mielekkyyden kannalta. 

Raporttien ja laskelmien, kuten tuloslaskelman ja taseen, avulla kirjanpitäjän on mahdollista saavuttaa samantyyppistä asiakasymmärrystä kuin ostolaskuja tarkastelemalla. 

Esimerkiksi eri ajankohtien tuloslaskelmia vierekkäin vertailemalla on mahdollista tunnistaa poikkeamia ja verrata toteutunutta kirjanpitoa ennusteisiin. Näin aikaa ei kulu myöskään yksittäisten, ei niin tärkeiden, ostotapahtumien tarkasteluun, vaan pikemminkin kokonaiskuvan seurantaan. 

Raporttien avulla kirjanpitäjä voi tehdä ajankohtaisia havaintoja taloudesta, kuten esimerkiksi nousseista muuttuneista kustannuksista, ja kommunikoida näistä asiakkaalle tarpeen mukaan.

Asiakkaan taseen ja tuloslaskelman lisäksi kirjanpitäjä voi hyödyntää työssään FabricAI:n tuottamia kirjanpitoraportteja, jotka toimitetaan yhdessä kuukausiraporttien kanssa. 

Kirjanpitoraporttien kautta kirjanpitäjä hahmottaa ison kuvan asiakkaan kirjanpidosta ja voi helpommin tunnistaa muutokset tai poikkeamat. Tarkempaa tietoa ostolaskuautomaation suoriutumisesta taas löytyy FabricAI:n kuukausiraportista (laskujen määrä, yritysten määrä, ennustetarkkuus jne.), joka kertoo myös tiedon jokaisesta automaattisesti käsitellystä laskurivistä, annetusta ennusteista sekä ennusteiden varmuuksista. 

Lisäksi esimerkiksi Procountorista löydät liikekumpanien tarkitusraportteja, jotka helpottavat poikkeustilanteiden tunnistamisessa.

3. Tunnista asiakkaiden riskikohdat.

Asiakkaiden tuntemiseen auttaa myös asiakkaiden riskikohtiin paneutuminen ja niiden tunnistaminen. Samalla riskikohtiin perehtyminen tukee kirjanpitäjää roolissaan asiakkaan talouden asiantuntijana ja strategisena partnerina.

Asiakaskohtaisia riskikohtia voi tunnistaa liiketoiminnasta riippuen esimerkiksi seuraavista kohdista: 

  • tietyt kirjanpidon tilit
  • tietyn toimittajan laskut
  • autokulut
  • kustannuspaikat

Tämän lisäksi riskikohtien tunnistamiseen auttaa kirjanpitäjien suorittamat ajoittaiset pistokokeet. Pistokokeiden avulla voidaan oppia lisää asiakkaan liiketoiminnasta ja sen poikkeamista, esimerkiksi tarkastelemalla tiettynä kuukautena asiakkaan tiettyjä kuluja.

4. Syventynyt asiakassuhde.

Kuten ensimmäisessä kohdassa mainittiinkin, teknologia ja ostolaskujen automaatio antavat kirjanpitäjälle mahdollisuuden kohdistaa enemmän työaikaa arvokkaampiin työtehtäviin, kuten asiakassuhteen syventämiseen ja liiketoiminnan konsultointiin. 

Tilitoimistojen rooli nykypäivänä ei ole enää niin yksiselitteinen, sillä muuttuneen toimintaympäristön myötä kysyntä uudenlaisille liiketoimintamalleille ja tiiviimmälle yhteistyölle asiakkaan kanssa on kasvanut. 

Hankittuaan luottamuksen ja tuotettuaan arvokasta lisäarvoa asiakkaalleen kirjanpitäjän on mahdollista tulla yhdeksi asiakkaan tärkeimmistä taloudellisista kumppaneista. Syventyneen asiakassuhteen myötä asiakas mahdollisesti kertoo kirjanpitäjälle laajemmin liiketoiminnastaan ja sen haasteista, sekä antaa enemmän vastuuta ja osa-alueita tilitoimiston hoidettavaksi. 

Luonnollisesti on tärkeää, että tällaisessa tilanteessa kirjanpitäjällä on vapautunutta aikaa näiden tehtävien hoitamiseen. 

Kirjanpitäjien on mahdollista syventää asiakassuhdetta uusien lisäpalveluiden avulla, kuten:

  • kannattavuuspalvelut
  • konsultointipalvelut
  • analysointipalvelut
  • strateginen neuvonta 
  • lisäprojektit

Asiakassuhteen syventäminen on hyödyllistä myös tilitoimiston liiketoiminnalle. Lisäpalveluiden ja kasvaneen luottamuksen myötä tilitoimiston on mahdollista vahvistaa asiakasuskollisuutta ja toiminnan jatkuvuutta. 

Trendissä mukana pysyminen myös varmistaa sen, että tilitoimisto pystyy houkuttelemaan asiakkaita palvelutarjoamallaan ja liiketoiminta pysyy menestyksekkäänä.

5. Asiakasanalyysi.

Kaiken asiakaslähtöisen liiketoiminnan taustalla on kuitenkin aina asiakas. Mitä hän haluaa? Mitä hän tarvitsee, mutta ei kenties vielä tiedä sitä?

Asiakasymmärryksen kerryttämistä tukemaan on hyvä ottaa asiakasanalyysit, jotka kertovat mitä asiakkaat todellisuudessa haluavat.

Asiakasanalyysejä voi lähestyä esimerkiksi seuraavien avulla:

  • Tarveanalyysi 
  • Asiakashaastattelut ja -kyselyt
  • Trendianalyysi

Lisäksi uuden trendin mukana osassa tilitoimistoissa on yleistynyt Key Account -ajattelu, eli ovatko kaikki asiakkaat hyviä asiakkaita tai sellaisia, joihin kannattaisi panostaa yhtämittaisesti. Tämä saattaa kuulostaa karulta, mutta tilitoimistoilla on oikeus valita asiakkaansa siinä, missä asiakkaat valitsevat tilitoimistonsa. 

Siirtyminen KAM (Key Account Management) -asiakkuuksiin mahdollistaa sen, että tilitoimisto tietää tarkemmin mitä valittu joukko asiakkaita haluaa ja millä tavalla. Täten heidän on mahdollista keskittyä ydintekemiseen ja aihealuesiin, jotka sopivat tilitoimistolle ja sen kirjanpitäjille kaikista parhaiten.

+ 1 Uskallus.

Viimeinen vinkkimme ei liity niinkään asiakasymmärryksen hankintaan, vaan uskallukseen kokeilla jotain uutta. Askel kohti uutta voi olla jännittävä, mutta ehdottomasti sen arvoinen.

Veikkaamme, että kun kyse on teknologiauudistuksista, meistä melki jokainen taistelee samojen haasteiden ja uuden oppimisen kanssa. Muutos voi tuntua aluksi työläältä ja epävarmalta, sillä lopputulos ei ole aina heti näkyvissä.

Kuitenkin kun uskallamme ottaa askeleen kohti uutta ja muuttaa toimintaamme, tulemme huomaamaan, että muutos oli sen arvoinen. Saatamme jopa löytää itsemme ajattelemasta, että miksi ihmeessä muutokseen ei tartuttu jo aikaisemmin. 

Ostolaskujen automaation kanssa muutos ei vaadi kirjanpitäjältä paljoa. Integraatio tapahtuu nopeasti ja muutosta on tukemassa kirjanpitäjien koulutukset, jotka kertovat kaiken tarvittavan. 

Ennen kuin huomaammekaan, olemme tottuneet työskentelemään automaatio apurinamme ja kirjanpitäjien työtaakka on helpottunut. 

FABRICAI TUKEE TILITOIMISTOJA MUUTOKSESSA KOHTI AUTOMAATIOTA.

Yrityskohtaisen tekoälyn koulutus ja yhdistäminen kirjanpito-ohjelmaan on helppoa ja nopeaa. Käyttöönotto tapahtuu alle tunnissa, eikä siihen tarvita huomattavaa panosta kirjanpitäjiltä, sillä automaatio luo ja ylläpitää tiliöintisääntöjä omatoimisesti.

Muutos voi olla välillä epämukavaa ja vaatii astumista ulos omalta mukavuusalueelta. Me FabricAI:lla tunnistamme tämän ja olemme panostaneet erityisesti asiantuntevaan palveluun. Automaation käyttöönoton jälkeen järjestämme asiakkaan kanssa säännöllisiä seurantapalavereita ja jaamme mielenkiintoisia analyytiikkaraportteja FabricAI:n yhteyshenkilön avulla.

Haluaisitko kuulla lisää siitä miten teknologia muuttaa kirjanpitoa? Lue lisää luottamuksesta kirjanpidon automaatioon täältä tai tutustu automaation käyttöönottoon täältä.

KIRJANPIDON TEKOÄLY

OTA TEKOÄLY KÄYTTÖÖN NYT.

KIRJANPIDON TEKOÄLY

OTA SE KÄYTTÖÖN NYT.